Carrières-sous-Poissy : Comité des Sages de A à Z

Publié par ASAEECC - Association de Soutien des Activités Économiques, de l'emploi et des Consommateurs à Carrières-sous-Poissy sur 1 Novembre 2014, 19:16pm

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Carrières-sous-Poissy : Comité des Sages de A à Z

La première réunion plénière du Comité des sages a eu lieu jeudi 13 novembre à 14h00.

Ordre du jour:

Fonctionnement du Comité des Sages
Calendrier des réunions
Remerciements à l'ensemble du personnel pour l'organisation du Congrès des sages
Les grands axes de réflexion
Tour de table

Cette réunion a permis aux membres du Comité d'évoquer de multiples sujets concernant la vie au quotidien à Carrières sous Poissy.

Le Président n'a pas manqué de rappeler l'engagement du Comité des sages dans la démarche "bien vieillir" "vivre ensemble".

Des propositions ont été recueillies lors de cette première réunion. Ainsi, les réunions s'articulent autour des commissions (sous groupes) et des séances plénières, pour tous les membres et les responsables administratifs.

Ce protocole se déroule en trois phases

Réflexion sur le thème traité,
concertation auprès des différents acteurs,
proposition d'action.

Le groupe de travail procédera à toutes les auditions qu'il jugera utiles. il pourra par ailleurs s'appuyer, en tant que de besoin, sur les élus municipaux concernés ainsi que sur les services de la Villes en charge de ces thématiques

La fréquence des réunions des commissions est aléatoire en fonction des thèmes traités et de leur échéance. Par contre pour les réunions plénières un rythme de dix rencontres annuelles seront planifiées.

COMITE DES SAGES DE CARRIERES SOUS POISSY

REGLEMENT INTERIEUR

ARTICLE 1 : OBJET

Le Comité des Sages est une instance de consultation, de réflexion, de concertation et de proposition qui ne détient aucun pouvoir et qui agit dans l’intérêt exclusif de la Ville de Carrières sous Poissy.

ARTICLE 2 : CONSTITUTION

Le Comité des Sages est constitué de 22 membres désignés par le Maire pour une durée n’excédant pas le mandat municipal en cour.

Un ou une Maire adjoint(e) est délégué par la Maire pour participer aux séances et être référent de l’équipe municipale. Il est intégré à la composition du Comité des Sages.

La parité Homme-Femme doit être privilégiée.

Les membres doivent répondre à certains critères au moment de leur nomination et durant leur mandant :

Etre âgé de 60 ans et plus
Habiter la commune de Carrières sous Poissy
Etre impliqué dans la vie et le dynamisme de la commune à travers une forte expérience personnelle, associative ou professionnelle
Ne pas avoir de responsabilité politique ou syndicale.

La composition est entérinée par délibération du Conseil Municipal avant la tenue de la 1ère instance plénière.

Les sièges vacants, suite à des démissions, radiations ou décès sont actés par le <Comité des sages et le remplacement se fait dans les mêmes conditions que celle de leur désignation. Les nouveaux membres émanent des personnes ayant fait acte de candidature lors de la nomination précédente. En cas d’absence de candidat, le Maire peut désigner toute personne de son choix répondant aux critères.

Une nouvelle délibération du Conseil municipal doit faire état de cette constitution.

ARTICLE 3 : ORGANISATION

Le ou la Président(e) est nommé par le Maire

Les membres du Comité élisent un ou une vice-Président(e) ainsi qu’un(e) secrétaire et un(e) secrétaire adjoint(e) pour assurer le suivi et la coordination des projets. Le bureau sera ainsi constitué de :

Le ou la Président(e)
Le ou la vice-Président(e)
Un(e) secrétaire
Un(e) secrétaire adjoint(e)
2 élu(e)s désignés par le Maire.

Le bureau a pour mission de :

Veiller à l’application du règlement intérieur
Coordonner l’action du Comité
Entretenir le lien avec le cabinet du Maire et le Conseil Municipal
Assurer la bonne tenue des instances (convocations, proposition de l’ordre du jour, des réservations des salles, rédaction et communication des comptes rendus, organisation du comité de pilotage, suivi du travail des commissions…)
Veiller à l’archivage des documents émis et à celui de l’historique des réunions et projets mis en place.

ARTICLE 4 : FONCTIONNEMENT

LES INTANCES

1 / Séances plénière

Le Comité des Sages se réunit en séance plénière au moins 10 fois par an.

Cette instance a vocation :

Aborde les sujets d’intérêt général
Entérine les actions mises en place par les commissions

La première séance est organisée par le maire

Les convocations, accompagnées de l’ordre du jour, sont envoyées par le bureau du Comité des Sages par voie électronique ou postale au domicile des membres 10 jours avant la date de la séance.

Pour information, un exemplaire est adressé au cabinet du Maire.

Tout membre qui souhaiterait, à titre individuel ou collectif, faire porter à l’ordre du jour doit prévenir le bureau au moins 15 jours avant la date de la prochaine séance. Cela vaut pour les référents de commission.

La séance est présidée par le ou la Président(e) ou en son absence, par le ou la vice-Président(e).

Le ou la Président(e) ouvre les débats au fur et à mesure des points inscrits à l’ordre du jour et termine par des questions diverses. L’ordre des questions peut cependant, par souci de lisibilité et de cohérence des débats, à la demande d’un membre, être modifié avec l’acvcord de la majorité des membres présents.

A l’issue de chaque séance un compte rendu est établi et adressé après approbation du Maire, dans les 15 jours :

Aux membres du Comité des Sages et à l’élu(e) en charge du suivi
Au Conseil municipal

2 / Commissions thématiques

Le Comité des Sages peut, en fonction des projets, créer des commissions de travail réunissant des membres volontaires du Comité.

Les thèmes et la composition du groupe de travail sont définis et validés en séance plénière.

Cette instance a vocation à faire un diagnostic sur un sujet donné dans l’optique de mettre en place un projet à destination des habitants de la commune, dans l’intérêt général. Le travail en commission comporte 3 phases :

Réflexion
Concertation
Proposition présentées en séance plénière.

Lors de la première séance de travail de la commission, un ou une référent(e) est désigné(e) au sein de la commission. Il ou elle est chargé(e) de :

Coordonner le travail de la commission
Assurer le lien avec le bureau du Comité et des élu(e)s en charge des thématiques choisies
Organiser les réunions de travail et rédiger un compte rendu qu’il (elle) porte à la connaissance du bureau du Comité pour inscription à l’ordre du jour de la prochaine séance plénière.

Des professionnels ou toute autre personne qualifiée, peuvent, pour enrichir les débats et faciliter la mise en place d’actions, être conviés par la personne référente de la commission, après accord du ou de la Président(e) du Comité de sages.

Les commissions peuvent se réunir autant que le besoin mais doivent faire état de l’avance de leurs travaux à chaque séance plénière.

Dans le cadre de la volonté commune de mettre en place une action ou un projet défini au sein d’une commission, l’accord préalable de la majorité des membres du Comité réunit en séance plénière et celui du Maire sont nécessaires.

3 / Comité de pilotage

Une fois par an, le Comité des Sages doit réunir le Conseil municipal, le cabinet du Maire et les directeurs de services de la Ville pour présenter un bilan et des perspectives de ses actions.

Les conditions

1/ Durant les instances

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents sans nécessité de quorum. En cas d’égalité, la voix du (de la) Président(e) sera comptée double.

Les projets à mettre en place :

Soit le Maire propose une liste de projets sur lesquels il souhaite recueillir l’avis du Comités des sages par écrit (lettre de mission ou mail) précisant le calendrier de restitution
Soit, à la demande de l’instance plénière et en accord avec le Maire, le Comité des Sages sollicite de travailler sur un projet en exposant les problématiques d’intérêt général.

2/ Logistique

La municipalité garantit les conditions matérielles et logistiques nécessaires à son bon fonctionnement, notamment une salle pour les séances plénières et commissions de travail, sous réserve de réservation par le bureau.

3/ Relations

Le Maire informera le ou la Président du Comité des Sages des points de l’ordre du jour du Conseil municipal en relation avec les sujets traités par le Comité.

Le Comité des Sages pourra, par l’intermédiaire de son (sa) Président, solliciter directement le Maire ou les membres du Conseil municipal pour les dossiers relevant de leur compétence.

Les associations et autres organisations (amicales, asl…) pourront, en fonction des sujets traités, être sollicitées dans le cadre des commissions de travail pour apporter une contribution au sujet.

Les services municipaux ne pourront être sollicités par le Comité qu’avec un accord du Maire porté à leur connaissance.

4/ Communication

Le Comité des Sages peut, afin de valoriser son action, transmettre au service communication, après validation pour la majorité des membres et après accord express du Maire, des articles pour diffusion dans le journal et sur le site internet de la ville.

ARTICLE 5 : PRINCIPES

1/ Obligation de réserves des membres

Les membres sont tenus, dans l’exercice de leur fonction, à un devoir de réserve. Ils s’engagent à garder confidentiel toute information ou document dont ils auraient à connaître dans le cadre de leur fonction.

De plus, sans mandat délivré par le Comité des Sages, les membres ne peuvent, lors de réunion publique, engager que leur propre parole ou responsabilité.

2/ Assiduité

Afin de garantir le bon fonctionnement du Conseil des Sages, la présence de chacun des membres à chaque réunion est une condition de l’exercice du mandat.

Au-delà de trois séances consécutives (sauf cas de force majeure), les membres sont considérés démissionnaires et doivent être remplacé dans les conditions prévues à l’article 2 du présent règlement.

3/ Qualité d’écoute

Quel que soit l’instance, pour le bon fonctionnement des discussions et le respect des intervenants, et pour permettre à chacun de s’exprimer, les membres du Comité des Sages se doivent de manifester une discipline d’écoute. Le ou la Président est responsable de la bonne tenue des débats.

ARTICLE 6 : ASSURANCE

Dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, les membres du Comité des Sages sont assurés dans le cadre de la responsabilité civile Ville.

Un ordre de mission doit être validé en amont par le Maire.

ARTICLE 6 : MODIFICATION DU PRESENT REGLEMENT INTERIEUR

Le présent règlement intérieur peut être modifié à la demande de la majorité des membres du Comité et après approbation du Maire ou à la demande de celui-ci. Cette modification doit être entérinée par le Conseil municipal.